Glossar
Lizenzoptimierung
Auch: Microsoft 365 Lizenzoptimierung, Lizenzen optimieren, Lizenzprüfung
Lizenzoptimierung bedeutet, die gebuchten Microsoft 365-Lizenzen mit der tatsächlichen Nutzung und dem Bedarf abzugleichen, damit weder zu viel bezahlt wird noch Funktionen fehlen, die ein Unternehmen braucht.
Warum es sich lohnt
Lizenzen wachsen mit dem Unternehmen, aber selten werden sie aufgeräumt. Mitarbeitende kommen und gehen, Aufgaben ändern sich, und mit jedem Wechsel bleiben Pakete stehen, die niemand mehr nutzt. Das Ergebnis sind Kosten ohne Gegenwert, manchmal auch Lücken an anderer Stelle.
Die typischen Fundstellen
- Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender, die nie entzogen wurden.
- Zu große Pakete: Wer nur E-Mail und Office braucht, braucht kein Paket mit Sicherheitsfunktionen und umgekehrt.
- Doppelte Funktionen: Zusatzlizenzen für etwas, das im Paket schon enthalten ist.
- Ungenutzte Zusätze, die einmal für ein Projekt gebucht wurden.
- Fehlende Funktionen: Wer zu knapp lizenziert, hat Sicherheitslücken, etwa ohne bedingten Zugriff.
So läuft eine Optimierung ab
- Bestand aufnehmen: Welche Lizenzen sind gebucht, welche zugewiesen?
- Nutzung prüfen: Wer hat sich wann zuletzt angemeldet, welche Dienste werden genutzt?
- Bedarf klären: Was braucht welche Gruppe tatsächlich?
- Zuschneiden: Pakete anpassen und Zuweisungen bereinigen.
- Wiederholen: Mindestens einmal im Jahr, bei Wachstum öfter.
Worauf man achten sollte
Eine Optimierung zielt nicht aufs Sparen allein. Wer eine Sicherheitsfunktion einspart, die er braucht, tauscht niedrige Kosten gegen höheres Risiko. Auch Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen gehören in die Rechnung. Ein Beispiel für eine passende Paketwahl ist Microsoft 365 Business Premium.
Ein Blick auf die Zahlen
Beginnen Sie mit einem Export der zugewiesenen Lizenzen und der letzten Anmeldung je Konto. Konten ohne Anmeldung seit Monaten sind die ersten Kandidaten. Danach vergleichen Sie, welche Funktionen je Paket tatsächlich genutzt werden. Rechnen Sie Einsparungen nie allein auf das Jahr hoch, sondern gegen die Vertragslaufzeit, denn ein bereits gebuchtes Jahresabonnement lässt sich oft erst zum Laufzeitende ändern.
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Der Beitrag Lizenzen richtig zuschneiden zeigt das Vorgehen im Detail, die Leistung steht unter Lizenz-Optimierung. Eine erste Einschätzung bekommen Sie mit dem Lizenzcheck.
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